Mon séjour à Berlin m’a apporté quelque chose d’assez rare pour un traducteur mais probablement plus fréquent dans d’autres domaines: la mission sur site. Pendant 6 mois, j’ai travaillé à mi-temps pour une société berlinoise, le tout en tant que freelance. Cette expérience m’a beaucoup appris, en particulier qu’il faut respecter certaines règles essentielles si on veut que tout se passe bien!

Qu’est-ce qu’une mission sur site?

C’est une mission que vous ne pouvez pas réaliser hors des locaux du client. Vous vous rendez chez le client pour travailler et celui-ci met, en général, du matériel à votre disposition pour que vous puissiez travailler dans de bonnes conditions. Vous travaillez en collaboration avec les salariés de l’entreprise et vous êtes donc amenés à partager le quotidien de l’entreprise. Vous respectez aussi les horaires et les règles de l’entreprise, comme vos collègues. La différence, c’est qu’à la fin du mois, vous envoyez une facture!

Pour que tout se passe bien, il y a des règles importantes à respecter

1. Indépendant tu es, indépendant tu restes

Cette règle est fondamentale et vous vous devez de vous y tenir. En allant travailler tous les jours avec des collègues, en discutant de la vie de l’entreprise, de leurs problèmes, on a inévitablement tendance à se sentir intégré au quotidien et à se comporter comme ses collègues. Faites attention! Le patron de vos collègues n’est pas votre patron, c’est votre CLIENT! Vous n’êtes pas là en tant que salarié, vous êtes là en tant qu’entrepreneur indépendant qui apporte une expertise. J’insiste sur ce point parce que cela va conditionner votre attitude: en ayant conscience de votre rôle et de votre position dans l’entreprise, vous saurez délimiter le périmètre de votre intervention.

2. Ton rôle et tes tâches seront définis précisément

Vous êtes indépendant, donc vous voulez utiliser votre temps de la meilleure façon possible: pas question de perdre du temps au bureau alors que vous avez encore du travail à la maison, mais pas question non plus de faire des heures en plus sous prétexte que tout le monde est débordé. Mieux vaut donc commencer la mission sur des bases clairement définies: vos horaires, le contenu de votre mission, le délai, les outils… Cela évitera des déconvenues pour les deux parties et vous permettra de savoir clairement pourquoi vous venez le matin. De cette façon, vous gérerez également mieux votre emploi du temps. Ainsi, pas de frustration, pas besoin de travail jusque tard dans la nuit pour réaliser les travaux destinés aux autres clients…

3. Tu n’arrêteras pas de prospecter

Aller travailler tous les matins, c’est confortable. On connaît son nombre d’heures/de jours facturés, on sait combien on gagne…. et on finit par se reposer sur le confort de cette situation. Attention! Même avec cette routine, n’oubliez pas que vos revenus dépendent de vous et qu’il ne faut jamais baisser sa garde. Continuez à réseauter, à répondre à des annonces, à démarcher spontanément… Même si vous ne pouvez pas prendre plus de travail aujourd’hui, la prospection donne rarement des résultats immédiatement. Néanmoins, c’est toujours des contacts en plus que vous pourrez exploiter en temps voulu!

4. Tu traiteras équitablement tous tes clients

En voyant votre client tous les jours, vous pouvez avoir tendance à négliger les autres clients, ceux que l’on ne voit pas. Si vous sentez que c’est le cas, rectifiez-le tir! Comme pour le conseil numéro 3, il est indispensable d’assurer ses arrières et de veiller à être disponible pour tous vos clients et à leur fournir la même qualité de travail.

5. Tu garderas du recul

Les problèmes internes de l’entreprise, la communication difficile, les soucis évoqués autour de la machine à café ne doivent pas vous affecter ou nuire à votre activité. Bien sûr, il est naturel de compatir aux soucis des uns et des autres, parfois vous ferez vous-même les frais de ces problèmes. Cependant, vous laisser déborder n’est jamais bon signe et mieux vaut rester extérieur aux tracas du quotidien. Ainsi, vous gardez des relations cordiales et garderez le cap sur votre rôle et votre mission. A vous le succès!

Et vous, avez-vous déjà fait des missions sur site? Quelle a été votre expérience?

Isabelle est consultante communication et j’ai le plaisir de vous proposer cette semaine son interview. Et si vous voulez en savoir plus, c’est sur son blog!

-En quoi consiste ton métier?
Je  suis consultante en communication d’entreprise. Pour faire court, je propose à mes clients à peu près tout l’ensemble des services d’un pôle communication externalisé : communication interne, externe et marketing opérationnel. Par exemple, en ce moment, je m’occupe du volet communication interne d’un projet d’accompagnement au changement, en rédigeant à chaque étape des documents qui vont permettre aux salariés de mieux comprendre les incidences sur leur métier (je travaille avec l’agence interne de mon client pour la partie graphique). Je prépare en parallèle une présentation pour une agence de production audiovisuelle qui  propose à ses clients un système d’archivages de films par le biais de blogs.  Mes projets préférés tournent souvent autour de l’écrit.

-Depuis quand exerces-tu ta profession et depuis combien de temps es-tu freelance?

J’ai un 3^ème cycle en communication et ai toujours travaillé dans ce domaine depuis la fin de mes études : 3 ans en agence de communication corporate, puis 9 ans dans deux sociétés de services en informatique, à des postes communication et marketing. Je suis officiellement  freelance depuis le 2 mai dernier.

-Qu’est-ce qui t’a amené à devenir freelance?

C’était un souhait depuis longtemps (voire depuis toujours !), mais j’ai pu sauter le pas car différents facteurs étaient réunis en ce début d’année : j’estimais avoir suffisamment d’expérience pour être crédible face à mes clients, j’ai terminé un congé de maternité et ai pu négocier mon licenciement,  j’avais un copain qui lançait sa société et m’a d’emblée proposé d’être mon premier client… Tout cela au moment où le statut d’auto-entrepreneur était mis en place… Pour moi, c’était donc LE moment !

-Quels sont les avantages et les inconvénients de ce statut?
Il y a pour moi au moins 90 % d’avantages ! Je suis indépendante et autonome : j’apprécie donc particulièrement la possibilité de travailler chez moi et la liberté de gérer mon temps (j’ai toujours été « du soir », j’essaie de ne pas devenir « du week-end ;-)),   j’aime aussi le fait de travailler sur des sujets et dans des secteurs d’activité très variés, j’adore aller me documenter, farfouiller sur des blogs et des sites pour trouver « la » bonne info… Cette nouvelle activité est aussi compatible avec ma vie familiale (j’ai deux enfants qui ont « presque » 1 et 3 ans), ce qui est gros avantage !
Les inconvénients sont les  mêmes que pour tous les indépendants j’imagine, c’est-à-dire une incertitude permanente au niveau financier : le fait de ne pas savoir ce que l’on va gagner dans le mois, ni de quoi sera fait le mois suivant… Cela dit, je ne suis pas toute seule, j’ai la chance d’avoir un mari salarié, et cela a aussi pesé dans la balance quand j’ai choisi de devenir indépendante.

-Quelles démarches as-tu accomplies?
Le quasi-minimum : j’ai pris rendez-vous à l’URSSAF pour avoir des infos sur le statut d’auto-entrepreneur et pour m’inscrire. Je continue au fil de l’eau à me renseigner sur les autres statuts, car celui d’auto-entrepreneur, avec un CA plafonné à 32 000 euros, n’est pas envisageable sur le long terme. Si tes lecteurs peuvent me conseiller, bien sûr, ça m’intéresse ;-)

-As-tu dû changer quelque chose dans ta vie (déménagement, location d’un bureau…)?
Je travaille dans ma salle à manger, et j’ai abandonné sans aucun regret mes 3 heures quotidiennes dans les transports en commun ! J’aime travailler chez moi, en silence, même si je sors souvent à l’heure du déjeuner. J’ai plusieurs nouvelles copines qui sont freelances également et habitent aux alentours.

-Comment prospectes-tu? Utilises-tu les réseaux sociaux ou professionnels?
J’imaginais que la prospection téléphonique était indispensable pour trouver des clients. Alors j’ai essayé pendant une semaine, tout au début, d’appeler à la chaîne des directeurs de communication, mais cela n’a rien donné. En revanche, j’ai trouvé deux clients sur Viadeo, ce sont eux qui m’ont sollicitée, et mon blog m’a également permis de nouer des contacts. Je compte aussi sur le développement des annuaires dédiés aux auto-entrepreneurs (et notamment sur celui de la Fédération des auto-entrepreneurs) pour me faire connaître… Je vais regarder de plus près Facebook et Twitter, que je n’utilise pas au niveau professionnel. Enfin, les agences de communication peuvent être des « apporteurs d’affaires » pour moi et il faut que je me fasse connaître auprès d’elles. C’est mon axe de prospection principal pour les mois à venir.

-Décris une journée de travail ordinaire
Je commence vers 9h,  car avant j’emmène mes enfants, l’un à l’école, l’autre à la crèche.  D’abord ma «revue de blogs » (le Blog du freelance et ma Voisine millionnaire si j’ai peu de temps, plus  une dizaine d’autres si je suis moins pressée), puis mes mails, et ensuite, je travaille sur mes projets en cours. Si je n’ai rien de prévu à l’heure du déjeuner, je grignote sans quitter des yeux mon écran (je sais, c’est pas bien, j’ai lu tes billets sur « les freelances se nourrissent » ;-)). Je me laisse souvent interrompre par un mail qui m’emmène vers un site puis vers un blog… Mais tout cela est très utile, finalement !
Je passe régulièrement une demi-journée en rendez-vous chez mes clients : prise de brief, réunion de suivi de projet, travail avec l’agence interne de l’un…

-Quel est ton moment préféré dans la journée ?
Le matin, quand je me lève et que je réalise que je vais passer la journée à travailler chez moi… Hé oui, ça a changé ma vie, et je me pince encore pour y croire !

-Existe-t-il dans ta profession un regroupement de professionnel ou un syndicat pour informer et protéger les professionnels?
Il y a pas mal d’association de communicants et également des structures d’accompagnement pour la pérennisation des entreprises (généralistes). Concernant les associations, pour l’instant, je n’ai fait aucune démarche, mais je vais commencer à m’y intéresser. J’ai rencontré une structure de « bénévoles accompagnateurs » mais cela ne m’a pas vraiment convaincue, même si j’estime que tout conseil est bon à prendre et que de partager des expériences est très enrichissant. En revanche, j’ai avant même le lancement de mon activité participé aux Cafés des Freelances organisés par Dominique, du Blog du Freelance et j’ai fait la connaissance de plusieurs autres indépendants avec lesquels je suis en contact régulier. On échange beaucoup sur notre quotidien. Les indépendants sont très solidaires, contrairement aux idées reçues !

-As-tu l’intention de créer une structure?
Ce n’est pas mon objectif à court ni à moyen terme. Pour l’instant je savoure ma liberté de « travailleuse solitaire », mais peut-être que j’éprouverai un jour le besoin de modifier ma situation…

-Quelles sont les tâches que tu aimerais sous-traiter?
La compta… J’ai honte de le dire, car en tant qu’auto-entrepreneur, elle est vraiment réduite au strict minimum !

-Comment répartis-tu ton temps entre la gestion, la prospection et la réalisation?
La gestion doit représenter à ce jour un dixième de mon temps. Ce que j’appelle prospection, c’est dans mon cas le fait de renseigner mon profil et/ou de le mettre à jour sur les sites auto-entrepreneurs et réseaux sociaux, ainsi que la documentation  sur mon métier (lecture de blogs, lecture de la dizaine d’alertes Google que je reçois tous les jours…, cela me permet de connaître l’existence de nouveaux réseaux sociaux, ou de nouveaux blogs qui m’intéressent) qui représente un mi-temps. Le reste du temps est consacré à la réalisation. Quand j’aurai atteint ma vitesse de croisière, j’imagine passer  1/5^ème de mon temps à la gestion, 1/5 à la prospection et 3/5 à la réalisation.

-Aurais-tu des conseils à donner aux indépendants ou à ceux qui souhaitent le devenir?
Je pense que ce n’est pas un scoop, mais il faut absolument cultiver et développer son réseau. Idéalement, il vaut mieux commencer son activité avec au moins un client. Je pense que ce doit être déprimant de commencer en ayant pour seule perspective de prospecter !

Des questions? Des commentaires? C’est à vous!

Lors d’une discussion avec Ma voisine millionnaire, nous avons abordé la question de la démarche qualité. En effet, cet aspect de la relation avec le client est aussi important que la prospection ou la réalisation, puisqu’il influence la suite de la relation avec vos clients. Leur montrer votre sérieux et votre implication en sollicitant leur impression sur les travaux réalisés est non seulement une façon de fidéliser vos clients, mais aussi pour vous de vous assurer de l’homogénéité de la qualité de votre travail.

Pourquoi avoir une démarche qualité?

La démarche qualité fait partie de la communication avec le client. Une fois la mission terminée ou le travail rendu, il faut encore s’assurer de la satisfaction de votre client. N’oubliez pas qu’on est souvent plus enclin à manifester son mécontentement que sa satisfaction. Si votre client n’est pas content, il y a fort à parier que vous le saurez bien vite. Mais s’il est content, il risque de considérer cela comme allant de soi et de ne pas vous le dire. A vous d’agir!

Comment utiliser ces informations?

Une fois que votre client vous a fait part de ses remarques, à vous de traiter les informations reçues. Et oui, la satisfaction des clients, ça ne sert pas qu’à faire gonfler votre égo! Et s’ils ne sont pas contents, prenez les mesures qui s’imposent.

Justement, s’ils ne sont pas contents, qu’est-ce que je dois faire?

Ne le prenez pas personnellement! Surtout quand on débute, c’est difficile d’accepter sereinement de ne pas avoir répondu aux exigences du client. Ce n’est pas grave! A vous de faire comprendre à votre client que justement, votre démarche qualité est là pour vous permettre de réagir intelligemment à ses remarques et d’améliorer la qualité de vos travaux.

Assurez aussi le SAV: si quelque chose ne convient pas, peut-être pouvez revenir dessus ou l’améliorer? Avec le recul, vous arriverez probablement mieux à répondre aux attentes du client.

Et concrétement, qu’est-ce qu’il faut faire?

Il faut poser les bonnes questions! A vous de voir comment vous préférez gérer cet aspect de votre travail. Etes-vous plus à l’aise au téléphone? Voulez-vous utiliser un questionnaire-type? Voulez-vous voir les modifications apportées à votre travail? Optez pour la solution qui vous convient le mieux et pensez à garder une trace écrite de ces échanges pour pouvoir revenir dessus plus tard!

Cet article vous a plu? Pensez-vous devenir un lecteur fidèle de ce blog? Vous voyez, moi aussi je fais mon questionnaire qualité!