Ma voisine millionnaire

Classement, organisation, rangement: archivons!

Aujourd’hui parlons classement, organisation, rangement, bref, parlons archivage. Certains d’entre vous trouveront cela évident, mais partons du principe que ça ne l’est pas pour tout le monde

Donc au cours de votre activité, vous êtes amené à recevoir en permanence des documents. En traduction, on reçoit les textes à traduire, parfois des documents de référence, puis il ne faut pas oublier les devis, les bons pour accord, les factures, les factures des fournisseurs (internet, électricité, téléphone…). Bref, cela représente très vite une quantité importante de documents qu’il va falloir archiver le plus tôt possible pour ne pas être débordé.

Pourquoi archiver?

Parce que même une fois le projet terminé ou la traduction rendue, il se peut que vous deviez consulter à nouveau ces documents pour une prochaine commande ou pour d’autres raisons. De manière générale, il est prudent de garder une trace de votre activité, en particulier pour les documents « administratifs » comme les factures ou les devis, que l’on peut vous demander plus tard.

Comment archiver?

Tout dépend de votre métier et de vous en fait Choisissez un système avec lequel vous êtes à l’aise, dont vous puissiez vous rappeler facilement et éventuellement que d’autres personnes puissent comprendre. Ce dernier point n’est qu’un détail, mais imaginez la situation suivante: vous êtes en déplacement avec votre ordinateur portable Asus Eee PC 1000H et sur votre poste fixe, il y a un document que vous voulez récupérer. C’est toujours plus facile pour la personne qui doit vous l’envoyer de s’y retrouver si tout est bien classé, non?

Voici deux méthodes que je privilégierais:

1. Archivage chronologique

C’est tout simple, classez les documents chronologiquement, en  les sous-classant éventuellement par projet ou par client.

Exemple: Janvier 2009 – Client A

- Client B…

Si vous suivez des projets dans la durée, cela peut-être une bonne solution. C’est la première que j’ai choisie pour mes archives mais finalement elle ne me paraît pas adaptée à la traduction car les projets s’étendent souvent sur deux mois et que les clients sont souvent les mêmes, donc avec le temps je risque de ne plus m’y retrouver.

2. Archivage par client

C’est la méthode qui me semble la plus simple et la plus efficace. On créé un dossier par client et on créé des sous-dossiers par mois.

Exemple: Client A – Janvier 2009

- Février 2009…

Pour des petits projets comme ceux qu’on voit en traduction, c’est la solution la plus adaptée.

N’oubliez pas les documents administratifs!

Gardez précieusement les devis, les bons de commandes et les factures! Et aussi toute la communication par e-mail! Vous pouvez soit créer un dossier spécial administratif en reprenant la méthode de votre choix, soit créer un sous-répertoire intégré à votre système d’archivage.

L’essentiel est de pouvoir facilement vous y retrouver et de vous en rappeler, pour ne pas oublier de classer vos documents systématiquement dès leur réception ou leur création.

Sauvegardez!

Là encore, ça paraît évident, mais moi-même j’en ai souvent fait les frais! Vous savez, quand vous venez de finir un travail et que là l’ordinateur plante, effaçant tout ce que vous venez de faire! Vous voyez de quoi je parle? En général, ça arrive toujours au moment, quand vous devez rendre le projet et que l’imprimante ne marche plus… on appelle ça la loi de Murphy

Donc mon conseil est d’avoir toujours un disque de sauvegarde branché à votre ordinateur, une clé USB avec une bonne capacité fait l’affaire, sinon un disque dur externe transportable. On en trouve aujourd’hui à des prix vraiment abordables et ça peut vous économisez des heures à refaire un travail!

Vous pouvez également utiliser un système de backup tel que Syncback, qui vous permet de sauvegarder automatiquement vos documents vers la destination de votre choix à la fréquence qui vous convient. Sinon, vous trouverez ici des solutions en ligne adaptées à vos besoins.

Encore un petit conseil: pour tout ce qui concerne les factures, les notes de frais et les documents papier, pensez à les scanner et à les conserver au format informatique (cela vaut d’ailleurs pour tous les documents importants)!

Et vous, comment gérez-vous vos documents?

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