Samedi dernier, c’est Michaël qui a pris les commandes du Café des traducteurs pour parler d’efficacité et de productivité, un sujet qui tombe à pic avant la rentrée! Trop souvent, les traducteurs associent la productivité aux outils d’aide à la traduction. Certes, ils apportent une aide non négligeable, notamment lorsqu’on traduit des documents répétitifs ou très similaires, mais la vérité est ailleurs!* Et si le premier pilier de votre productivité, c’était vous? C’est ce que nous allons voir!

1. Prendre conscience de l’utilisation de son temps

Commençons par un exercice. Soyez honnête avec vous-même, respirez et répondez à cette question: combien de temps passez-vous chaque jour sur Internet? Je ne parle pas du temps consacré à faire des recherches, je parle de celui que vous passez à lire vos flux RSS, votre compte Twitter ou vos mises à jour sur Facebook. Etes-vous sûr(e) de votre réponse? Pour le vérifier, vous pouvez télécharger un petit outil gratuit, RescueTime, qui analyse le temps que vous passez sur votre ordinateur. Faites donc le test pendant un mois et vous verrez quelle utilisation vous faites réellement de votre temps.

On a souvent tendance à se voiler la face sur le temps qu’Internet nous fait perdre. Sollicités de toutes parts, nous sommes tiraillés entre les e-mails qui s’enchaînent, les fenêtres de chat, le téléphone et le niveau variable de notre motivation, qui nous pousse parfois à lire la Une du Monde au lieu de boucler un projet en attente. Vous êtes-vous déjà retrouvé à la fin d’une journée entière passée sur l’ordinateur avec l’impression de n’avoir rien fait? Vous avez gaspillé votre temps et finalement, vous auriez mieux fait d’aller vous promener, ça vous aurait fait prendre l’air!

Toutes les démarches qui nécessitent de la motivation (arrêter de fumer, perdre du poids, bien gérer son argent, gérer son temps….) débutent de la même façon: être honnête avec soi-même et reconnaître la situation telle qu’elle est. A vous donc de mesurer l’utilisation de votre temps sur votre ordinateur, mais aussi celui que vous consacrez à vos projets! Vous savez, cette traduction de 200 mots qui devait vous prendre 2 heures et sur laquelle vous avez passé la matinée? Savez-vous correctement estimer le temps nécessaire à chaque projet? Pouvez gérer à la fois un projet à long-terme et des demandes à court-terme?

Là encore, il existe un moyen simple de le savoir: le minuteur. Lancez-le quand vous débutez votre travail et arrêtez-le quand vous avez fini. Faites-le pour chaque tâche, qu’il s’agisse de traduction ou de facturation. Là encore, vous allez rapidement prendre de la véritable utilisation de votre temps, le premier pas vers l’efficacité!

2. Choisir les bons outils

Quand on parle de traduction et de productivité, on pense immédiatement aux outils d’aide à la traduction comme Trados. Il est indéniable que si vous êtes spécialisé dans un domaine particulier et traduisez des documents dont la structure, la phraséologie ou la terminologie varie peu, c’est une aide précieuse à condition de disposer déjà de mémoires existantes. Pour ma part, je possède une licence Wordfast et même si j’apprécie cet outil, je ne peux pas dire qu’il me fait gagner énormément de temps dans la mesure où je traduis des documents assez différents d’un projet à l’autre et que je ne peux donc pas mettre à profit comme je le souhaiterais les mémoires. De plus, comme vous le savez, je travaille également dans le domaine de l’édition pratique. Là, il est difficile de constituer des mémoires dans la mesure où il me faudrait aligner des livres similaires à la fois en anglais et en français ou en allemand et en français, une tâche fastidieuse est difficile à mettre en place. J’ai donc dû chercher des outils plus adaptés à mes besoins et c’est là que je me suis tourné vers Dragon Naturally Speaking. D’abord sceptique, j’ai dû rapidement reconnaître l’efficacité de sel de cet outil pour la traduction d’édition. En effet, je traduis des livres pratiques dont la structure varie peu d’une page à l’autre, comme dans un livre de cuisine. À chaque page, on trouve à peu près la même chose : la liste des ingrédients, le déroulement de la recette et éventuellement quelques astuces. Avec la dictée vocale, il me suffit d’énoncer les ingrédients les uns après les autres, de dicter le déroulement de la recette et de passer à la page suivante. En termes de productivité, je peux dire que Dragon Naturally Speaking m’a fait gagner un temps considérable, me permettant de traduire un plus grand nombre de pages en peu de temps. Il ne me reste alors plus qu’à éditer ces pages et à corriger les éventuelles erreurs. Tout cela pour dire que les outils qui permettent de développer la productivité ne sont pas forcément ceux auxquels on pense instinctivement. C’est donc à vous d’analyser le domaine dans lequel vous travaillez, le type des textes que vous traduisez, et de choisir l’option qui vous convient le mieux. N’oubliez pas que ce n’est pas le produit le plus cher qui est le plus efficace, on trouve également de très bons outils dans le domaine du logiciel libre.

3. Éviter les interruptions

Pour avoir été à la fois chef de projet en agence et traductrice indépendante, je sais à quel point il est difficile d’éviter les interruptions dans son travail. Quand on est traducteur indépendant, il faut à la fois se montrer disponible et réactif : impossible donc de lire toutes les demandes de devis à la fin de la journée de travail, chaque demande qui arrive dans votre boîte mail doit être traitée en peu de temps. Cependant, avez-vous vraiment besoin de travailler avec les fenêtres de chat de Skype, MSN ou toute autre forme de messagerie instantanée ? C’est à vous d’éliminer le maximum d’éléments perturbateurs et superflus. Vous pouvez par exemple créer des règles sur votre boîte mail pour ne recevoir que les messages de vos clients. Ainsi, vous ne serez pas dérangé par toutes les newsletters, les e-mails commerciaux et autres courriels inutiles que vous aurez bien le temps de lire une autre fois. Dans le livre « la semaine de 4 heures », de Tim Ferriss, l’auteur met en place un système d’auto-répondeur durant la journée : il y explique qu’il consulte ses e-mails à plusieurs reprises à des heures définies et qu’il répondra aux messages reçus lors de la prochaine consultation. L’idée me paraît bonne, même si elle me semble difficilement applicable dans nos métiers. Néanmoins, vous devez apprendre à connaître vos clients pour trouver le système qui vous convient le mieux. Cela en vaut la peine : en diminuant les interruptions tout au long de la journée, vous constaterez que votre niveau de stress va diminuer, que vous gagnerez en sérénité et en l’efficacité.

4. Prendre soin de son corps

Cela peut vous sembler étonnant, mais la véritable clé de la productivité et de l’efficacité réside ni dans la gestion du temps, ni dans les outils qu’on utilise. Ce qui compte avant tout, c’est vous, c’est votre corps et votre mental. N’oubliez pas une chose importante : quand on est sous pression, même si on a l’impression d’être détendu et de savoir gérer le stress, c’est notre corps qui subit en premier toutes nos tensions. Vous savez, ces douleurs dans le dos, dans la nuque, la mâchoire qui se crispe à la moindre contrariété… Toutes ces petites contraintes que l’on inflige quotidiennement à notre corps et qui font tellement partie de notre quotidien que nous n’y faisons presque plus attention. Pourtant, nous devrions y faire attention, car lorsque le corps ne peut plus faire face à ses tensions, travailler devient difficile et la productivité s’en ressent. Il est donc capital d’en prendre soin à tous les niveaux, que ce soit par une alimentation équilibrée, par un sommeil de qualité, en pratiquant la sieste et en faisant du sport. Imaginez-vous donc comme un sportif de haut niveau : si vous ne voulez pas fléchir entre deux compétitions, il faut maintenir l’entraînement et des habitudes saines. Et savez-vous ce qui distingue un bon sportif d’un champion ?

5. Prendre soin de son mental

Oui, si le champion dépasse les autres coureurs, c’est parce qu’il possède aussi l’état d’esprit pour le faire. Il est difficile d’être convaincant dans sa prospection ou d’être créatif dans ses traductions quand on a en tête des choses qui nous tracassent, des soucis financiers ou des petits problèmes du quotidien. Dans son livre « S’organiser pour réussir », David Allen conseille de prendre note de tout ce qui encombre notre esprit. Sur votre ordinateur ou dans un petit carnet, chaque jour, vidangez votre esprit de ce qui l’encombre : la liste des courses, des rendez-vous à prendre, un problème à résoudre… L’esprit humain a tendance à ressasser ce qu’il a à faire jusqu’à ce que la tâche soit accomplie. Si vous la couchez sur le papier, elle sort de votre esprit, mais vous ne l’oubliez pas. Vous pourrez simplement faire ce que vous avez à faire au moment opportun.

Une autre astuce consiste à identifier l’heure à laquelle vous êtes le plus productif (la « Golden Hour »). Exploitez cette heure pour accomplir trois tâches de votre liste : les rayer physiquement sur le papier vous apportera ce sentiment de productivité et d’efficacité et vous aidera à accomplir avec plus de sérénité les autres tâches de la journée. Il est important d’être actif et réactif et de prendre des mesures quand quelque chose vous perturbe. Vous n’aurez pas forcément d’influence sur tous les soucis qui encombrent votre tête, il faudra donc faire un choix : si vous pouvez faire quelque chose, agissez tout de suite. Si vous ne pouvez pas essayer d’oublier. Voici un exemple : si vous êtes inquiets à cause de problèmes graves, comme la faim dans le monde ou les catastrophes naturelles, ne gardez pas cela en vous. Cela ne servirait à rien, si ce n’est à vous troubler et à vous rendre inefficace. Dans ce contexte, à défaut de pouvoir résoudre la faim dans le monde à la force de vos bras, vous pouvez agir de la façon qui vous est la plus accessible, notamment en vous impliquant auprès de l'association humanitaire de votre choix, que ce soit en donnant de votre temps ou de votre argent.

En bref, c’est à vous de vidanger votre esprit, de rester actif et serein. Un esprit sain dans un corps sain, ce n’est pas qu’un proverbe, c’est une règle de vie !

Et vous, comment développez-vous votre productivité ?

Sur le même sujet, je vous invite à lire le billet de Michael sur le blog Esprit riche.

*Un bon point à celui ou celle qui me donne l’origine de cette citation!

Nous avons vu la dernière fois qui démarcher pendant votre prospection. Aujourd’hui, voici la réponse de ma voisine millionnaire à cette question:

- Comment prospecter?

Il n’y a pas de règles ou de bonne marche à suivre pour rechercher des clients. Ce qui compte, c’est que vous soyez à l’aise et dans de bonnes conditions. Si vous êtes d’une timidité maladive ou que vous devenez rouge à l’idée d’aborder un inconnu, aller sur un salon ne sera probablement pas une bonne idée.

Certaines personnes sont très à l’aise au téléphone, mais ont plus de difficulté lorsqu’elles doivent aborder quelqu’un sur le terrain. Si c’est votre cas, privilégiez le téléphone!

Je dirais que la prospection s’organise sur trois niveaux:

-prospection par courrier/e-mail

Vous l’aurez deviné, il s’agit de prendre contact par écrit avec prospect. Cela peut sembler facile, car il n’y a pas de contact direct avec les gens, c’est une démarche plutôt rassurante. Cela dit, c’est probablement l’une des plus difficile car il faut savoir s’adresser à la bonne personne et la convaincre en quelques lignes de prendre contact avec vous. Toute la difficulté réside donc dans le fait d’obtenir l’adresse e-mail des personnes avec qui vous souhaitez entrer en contact. Ce n’est pas évident! Et même si vous avez réussi à trouver la bonne adresse, rappelez-vous que votre e-mail risque de tomber au milieu d’une pile de courrier à lire rapidement. Le destinataire n’y consacrera peut-être que très peu de temps, à vous de faire mouche!

Je ne m’attarderais pas sur la prospection par courrier car ce n’est pas une solution intéressante à mes yeux. Imprimer, mettre sous enveloppe et poster je ne sais combien de lettres chaque jour…pourquoi ne pas gagner du temps en utilisant d’autres moyens?

-prospection téléphonique

Ce que vous devez retenir des prospections téléphoniques et sur le terrain, c’est que ce sont celles qui ont le plus d’impact sur votre prospect. Il est probablement contacté tous les jours par des indépendants ou des sociétés de services qui lui proposent différentes choses. Si vous ne voulez pas que votre appel en soit un parmi tant d’autres, de l’audace, de l’humour! N’oubliez pas qu’on se rappelle plus facilement de quelque chose/quelqu’un qui a suscité une émotion (rires, conversation plaisante…) que d’un appel de prospection parmi tant d’autres.

-prospection sur le terrain

C’est difficile, mais ça peut rapporter gros. A vous de voir à quel point vous êtes à l’aise pour aborder des gens, leurs parler de vos services et obtenir leur carte! Là encore, il n’y a pas de règles. En revanche, préparez à l’avance vos interventions, la façon dont vous allez vous présenter, les questions à poser et les choses importantes à ne pas oublier. Après, il ne reste plus qu’à reprendre contact une fois le salon terminé N’oubliez pas vos cartes et même une plaquette de présentation ou une offre de services. Pour que l’on se rappelle de vous, mieux vaut laisser quelque chose à votre interlocuteur!

Bien sûr, il existe d’autres moyens d’entrer en contact avec des professionnels susceptibles d’avoir besoin de vos services, mais nous en parlerons dans un autre article!

Et vous, comment prospectez-vous vos clients?

Ils sont aujourd’hui bien connus, les sites de réseaux sociaux: Xing, Viadéo, LinkedIn ou encore Facebook, qui n’a pas encore son profil?

Et encore, c’est sans compter les réseaux d’anciens, Copains d’avant et autres forums spécialisés. Alors, les réseaux sociaux, la clé du succès? J’ai eu l’occasion d’aborder cette question avec des amies qui commencent leur carrière, puis j’ai posé la question à ma voisine.

Pour elle, plus que d’être inscrit sur des réseaux, ce qui compte, c’est de s’en servir. Les réseaux ne sont pas essentiels à la prospection, mais ils y contribuent!

Que sont les réseaux sociaux?

Voici comment Wikipédia définit le réseautage social: « Le réseautage social (distinct du concept de réseau social en sociologie) se rapporte à une catégorie des applications d’Internet pour aider à relier des amis, des associés, ou d’autres individus employant ensemble une variété d’outils. Ces applications, connues sous le nom de « service de réseautage social en ligne » (en anglais social networking) deviennent de plus en plus populaires. Elles peuvent aussi se rapporter au champ de la gestion des carrières professionnelles (coaching professionnel) ».

A quoi servent-ils?

Comme l’indique Wikipédia, ces réseaux servent à relier les gens en fonction d’intérêts communs: domaine/secteur d’activité, profession, anciens camarades d’école ou collègues de travail… Aujourd’hui, vous pouvez retrouver tout le monde grâce à ces réseaux, y compris des clients. L’expression « faire jouer son réseau » prend maintenant tout son sens!

En créant des profils sur ces sites, vous pouvez espérer être contacté par des clients potentiels ou entrer en contact avec des prospects. Tout ce qu’il y a à faire, c’est de créer un profil le plus complet possible.

Comment les utiliser?

Une fois le profil créé, ce n’est pas fini. Selon ma voisine, il ne faut pas confondre réseau social et annuaire: le but n’est pas le même. Si vous vous inscrivez sur ces sites, n’attendez pas simplement que l’on vous cherche et que l’on vous contacte, ce n’est pas un annuaire! Bien sûr que le principe est le même: vous créez un profil détaillé et vous recherchez les personnes de votre connaissance qui sont elles aussi inscrites. D’autres vous chercheront aussi et votre réseau va grossir. Soit, mais après, une fois cette liste de contact mise en place, à vous d’agir!

Contactez les personnes de votre réseau, faites-vous connaître, parlez de votre métier et de vos services! Vos contacts n’auront peut-être pas besoin de vous, mais ils pourront parler de vous à leur entourage. Le bouche-à-oreille est souvent la meilleure des publicités!

Exprimez-vous!

Bon nombre de ces sites ont des forums ou des blogs, des plateformes sur lesquels les gens peuvent discuter et échanger leurs points de vue. Consacrez donc du temps à y participer, à donner votre avis ou des conseils. Etre actif sur une communauté telle qu’un forum spécialisé est un bon moyen de se mettre en avant et d’être remarqué. L’investissement en temps est important, mais il faut le considérer comme du temps de prospection à part entière. Les réseaux sociaux sont recommandés si vous êtes à l’aise avec le web. Si vous êtes plutôt quelqu’un de terrain, préférez les salons ou les conférences.

Et pour d’autres conseils en anglais, c’est ici!

Est-ce efficace?

A vous de me le dire! J’ai créé un profil sur Xing, Viadéo et LinkedIn mais j’y consacre peu de temps. Pour Facebook, je sais que certains l’utilisent à des fins professionnelles. Pour ma part, je n’ai pas de compte sur ce site. Cependant, si vous voulez faire part de votre expérience avec les réseaux sociaux, n’hésitez pas à en parler dans les commentaires!

Aujourd’hui parlons classement, organisation, rangement, bref, parlons archivage. Certains d’entre vous trouveront cela évident, mais partons du principe que ça ne l’est pas pour tout le monde

Donc au cours de votre activité, vous êtes amené à recevoir en permanence des documents. En traduction, on reçoit les textes à traduire, parfois des documents de référence, puis il ne faut pas oublier les devis, les bons pour accord, les factures, les factures des fournisseurs (internet, électricité, téléphone…). Bref, cela représente très vite une quantité importante de documents qu’il va falloir archiver le plus tôt possible pour ne pas être débordé.

Pourquoi archiver?

Parce que même une fois le projet terminé ou la traduction rendue, il se peut que vous deviez consulter à nouveau ces documents pour une prochaine commande ou pour d’autres raisons. De manière générale, il est prudent de garder une trace de votre activité, en particulier pour les documents « administratifs » comme les factures ou les devis, que l’on peut vous demander plus tard.

Comment archiver?

Tout dépend de votre métier et de vous en fait Choisissez un système avec lequel vous êtes à l’aise, dont vous puissiez vous rappeler facilement et éventuellement que d’autres personnes puissent comprendre. Ce dernier point n’est qu’un détail, mais imaginez la situation suivante: vous êtes en déplacement avec votre ordinateur portable Asus Eee PC 1000H et sur votre poste fixe, il y a un document que vous voulez récupérer. C’est toujours plus facile pour la personne qui doit vous l’envoyer de s’y retrouver si tout est bien classé, non?

Voici deux méthodes que je privilégierais:

1. Archivage chronologique

C’est tout simple, classez les documents chronologiquement, en  les sous-classant éventuellement par projet ou par client.

Exemple: Janvier 2009 – Client A

- Client B…

Si vous suivez des projets dans la durée, cela peut-être une bonne solution. C’est la première que j’ai choisie pour mes archives mais finalement elle ne me paraît pas adaptée à la traduction car les projets s’étendent souvent sur deux mois et que les clients sont souvent les mêmes, donc avec le temps je risque de ne plus m’y retrouver.

2. Archivage par client

C’est la méthode qui me semble la plus simple et la plus efficace. On créé un dossier par client et on créé des sous-dossiers par mois.

Exemple: Client A – Janvier 2009

- Février 2009…

Pour des petits projets comme ceux qu’on voit en traduction, c’est la solution la plus adaptée.

N’oubliez pas les documents administratifs!

Gardez précieusement les devis, les bons de commandes et les factures! Et aussi toute la communication par e-mail! Vous pouvez soit créer un dossier spécial administratif en reprenant la méthode de votre choix, soit créer un sous-répertoire intégré à votre système d’archivage.

L’essentiel est de pouvoir facilement vous y retrouver et de vous en rappeler, pour ne pas oublier de classer vos documents systématiquement dès leur réception ou leur création.

Sauvegardez!

Là encore, ça paraît évident, mais moi-même j’en ai souvent fait les frais! Vous savez, quand vous venez de finir un travail et que là l’ordinateur plante, effaçant tout ce que vous venez de faire! Vous voyez de quoi je parle? En général, ça arrive toujours au moment, quand vous devez rendre le projet et que l’imprimante ne marche plus… on appelle ça la loi de Murphy

Donc mon conseil est d’avoir toujours un disque de sauvegarde branché à votre ordinateur, une clé USB avec une bonne capacité fait l’affaire, sinon un disque dur externe transportable. On en trouve aujourd’hui à des prix vraiment abordables et ça peut vous économisez des heures à refaire un travail!

Vous pouvez également utiliser un système de backup tel que Syncback, qui vous permet de sauvegarder automatiquement vos documents vers la destination de votre choix à la fréquence qui vous convient. Sinon, vous trouverez ici des solutions en ligne adaptées à vos besoins.

Encore un petit conseil: pour tout ce qui concerne les factures, les notes de frais et les documents papier, pensez à les scanner et à les conserver au format informatique (cela vaut d’ailleurs pour tous les documents importants)!

Et vous, comment gérez-vous vos documents?

Il m’arrive d’entendre des gens se plaindre de leur désorganisation, dans leur travail ou dans leur vie. Normalement, ça n’est un vrai problème que si vous le percevez comme tel, il y a plein de gens qui sont désorganisés et qui se débrouillent très bien. Cependant, pour les indépendants, il est important de savoir bien s’organiser dans son travail: votre temps c’est de l’argent, l’utiliser au mieux c’est donc optimiser vos revenus.

Je vous conseille donc l’excellent article du blog Esprit Riche sur la méthode Getting Things Done de David Allen!

N’hésitez pas à venir donner votre avis ici

Quand j’ai commencé mon activité en indépendante, l’une des premières choses que j’ai cherché a été un outil de gestion. Utiliser un outil ou non est une question assez personnelle et liée au goût de chacun. Certains se contentent d’un fichier Excel, d’autres prennent des notes sur un cahier… Tant que la solution que vous avez choisie vous convient et vous permet de vous y retrouver facilement, parfait!

En tout cas, je savais dès le départ que le meilleur moyen pour moi de suivre facilement ce que je faisais, mes devis et mes réglements était d’avoir un outil qui centralise tout ça. Je vous passe le nom du logiciel le plus connu, c’est celui que les comptables utilisent, mais je n’ai pas envie d’investir dans ce type de logiciel. De toute façon, dès que c’est possible, je préfère prendre passer par l’open-source. Là au moins, je suis sûre d’avoir un logiciel qui correspond à mes besoins, qui est régulièrement mis à jour et qui ne coûte rien ou presque.

Donc, voici ce que les fonctionnalités que je recherchais:

-devis

-factures

-comptabilité

-suivi des projets

-planning

En menant mes recherches, j’ai trouvé cet outil. Gestan est un logiciel gratuit qui permet d’émettre et d’envoyer des devis, de suivre l’évolution des projets en cours et d’émettre des factures. Il est également doté d’une fonctionnalité de comptabilité personnelle et professionnelle qui vous permettront d’y voir clair dans vos finances.

Ce que je souhaitais avant tout, c’est disposer d’un outil facile à utiliser. Hors de question de passer des heures à comprendre comment il fonctionne! Là, je peux dire que je suis contente, car en quelques minutes j’avais créé un devis et une facture et compris comment utiliser ce logiciel.

Pour le planning, je reste un peu sur ma faim, mais la fonctionnalité « Suivi de projets » permet tout de même d’avoir un aperçu des travaux en cours.

Enfin, il vous permet également de gérer vos contacts et votre carnet d’adresse, ce qui est appréciable.

Gestan est un outil simple d’utilisation mais vraiment pratique, je vous le recommande!

Et vous, comment gérez-vous votre activité?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, je pense qu’il est nécessaire de faire les présentations. Moi, je me suis présentée hier. En revanche, vous ne connaissez pas encore ma voisine.

Qui est-elle?

Elle est agée d’une trentaine d’année et travaille depuis plusieurs années de son domicile, en indépendant. En quelques années, elle a atteint ses objectifs en terme de revenus et de conditions de travail, m’explique-t-elle. Après avoir déterminé ce qu’elle souhaitait faire et comment s’y prendre, elle a élaboré une méthode de travail à laquelle elle s’est tenue. Rien de contraignant, rien de compliqué, comme vous le verrez bientôt!

Que fait-elle exactement?

Elle propose différents services liés à l’écriture: traduction, conception rédactionnelle/copywriting. Ses clients travaillent avec elle depuis plusieurs années et sont satisfaits de ses travaux.

Pourquoi ce blog?

Depuis que j’ai fait sa connaissance, j’ai eu des conversations passionnantes avec ma voisine. Elle m’explique sa façon de travailler, de s’organiser mais me parle également de beaucoup d’autres choses très intéressantes. Sa façon de voir les choses apporte un éclairage nouveau au métier d’indépendant, que vous pourrez découvrir au fil de ce blog!

Bienvenue chez ma voisine millionnaire!