En tant qu’indépendante, je suis toujours à l’affût de tout ce qui pourrait m’aider à progresser: formations, réunions, blogs… Tout m’intéresse, dans la mesure où cela m’aide à réfléchir sur ma façon de travail et m’ouvre de nouvelles pistes pour développer mon activité.

Cela fait trois ans que je suis à mon compte et si vous êtes dans la même situation que moi, vous en êtes sûrement arrivé au même constat: mon activité marche bien, mais il est temps de franchir une nouvelle étape et de développer mon entreprise. Faites donc le point sur votre activité:

- combien de clients réguliers avez-vous et de quelle nature sont-ils (clients directs, agences…)?

- Etes-vous satisfait des projets que l’on vous confie? Aimeriez-vous faire autre chose/aller plus loin dans les projets?

- Voudriez-vous communiquer différemment avec vos clients et faire valoir votre expertise?

Si ces questions vous font réfléchir, c’est bon signe! De mon côté, elles me trottaient en tête quand j’ai découvert le blog de Thursday Bram, rédactrice indépendante. Comme moi, elle blogue sur la vie des indépendants et son blog fourmille de bons conseils pour aller plus loin dans sa vie professionnelle. Récemment, elle a lancé avec Jen Kentmere le programme Enhanced Freelance, auquel j’ai adhéré sans hésiter. « The next step in your freelancer career« , ce sont les clés qui vous aideront à franchir un nouveau cap, à repenser à ce que vous faites et à la façon dont vous le faites pour évoluer vers de nouveaux objectifs.

Comme je vous le disais, j’ai adhéré à ce programme dès que Thursday en a fait l’annonce, et je le trouve très bien fait. Il se compose de plusieurs modules traitant chacun d’un thème spécifique et comportant à la fois des fiches pratiques et des exercices. Une formation structurée, organisée et accompagnée d’un forum dans lequel les participants peuvent échanger et réseauter, bref, c’est le programme idéal quand on veut développer et avancer dans son activité!

Attention, les inscriptions sont ouvertes jusqu’au 21 octobre!

Samedi dernier, c’est Michaël qui a pris les commandes du Café des traducteurs pour parler d’efficacité et de productivité, un sujet qui tombe à pic avant la rentrée! Trop souvent, les traducteurs associent la productivité aux outils d’aide à la traduction. Certes, ils apportent une aide non négligeable, notamment lorsqu’on traduit des documents répétitifs ou très similaires, mais la vérité est ailleurs!* Et si le premier pilier de votre productivité, c’était vous? C’est ce que nous allons voir!

1. Prendre conscience de l’utilisation de son temps

Commençons par un exercice. Soyez honnête avec vous-même, respirez et répondez à cette question: combien de temps passez-vous chaque jour sur Internet? Je ne parle pas du temps consacré à faire des recherches, je parle de celui que vous passez à lire vos flux RSS, votre compte Twitter ou vos mises à jour sur Facebook. Etes-vous sûr(e) de votre réponse? Pour le vérifier, vous pouvez télécharger un petit outil gratuit, RescueTime, qui analyse le temps que vous passez sur votre ordinateur. Faites donc le test pendant un mois et vous verrez quelle utilisation vous faites réellement de votre temps.

On a souvent tendance à se voiler la face sur le temps qu’Internet nous fait perdre. Sollicités de toutes parts, nous sommes tiraillés entre les e-mails qui s’enchaînent, les fenêtres de chat, le téléphone et le niveau variable de notre motivation, qui nous pousse parfois à lire la Une du Monde au lieu de boucler un projet en attente. Vous êtes-vous déjà retrouvé à la fin d’une journée entière passée sur l’ordinateur avec l’impression de n’avoir rien fait? Vous avez gaspillé votre temps et finalement, vous auriez mieux fait d’aller vous promener, ça vous aurait fait prendre l’air!

Toutes les démarches qui nécessitent de la motivation (arrêter de fumer, perdre du poids, bien gérer son argent, gérer son temps….) débutent de la même façon: être honnête avec soi-même et reconnaître la situation telle qu’elle est. A vous donc de mesurer l’utilisation de votre temps sur votre ordinateur, mais aussi celui que vous consacrez à vos projets! Vous savez, cette traduction de 200 mots qui devait vous prendre 2 heures et sur laquelle vous avez passé la matinée? Savez-vous correctement estimer le temps nécessaire à chaque projet? Pouvez gérer à la fois un projet à long-terme et des demandes à court-terme?

Là encore, il existe un moyen simple de le savoir: le minuteur. Lancez-le quand vous débutez votre travail et arrêtez-le quand vous avez fini. Faites-le pour chaque tâche, qu’il s’agisse de traduction ou de facturation. Là encore, vous allez rapidement prendre de la véritable utilisation de votre temps, le premier pas vers l’efficacité!

2. Choisir les bons outils

Quand on parle de traduction et de productivité, on pense immédiatement aux outils d’aide à la traduction comme Trados. Il est indéniable que si vous êtes spécialisé dans un domaine particulier et traduisez des documents dont la structure, la phraséologie ou la terminologie varie peu, c’est une aide précieuse à condition de disposer déjà de mémoires existantes. Pour ma part, je possède une licence Wordfast et même si j’apprécie cet outil, je ne peux pas dire qu’il me fait gagner énormément de temps dans la mesure où je traduis des documents assez différents d’un projet à l’autre et que je ne peux donc pas mettre à profit comme je le souhaiterais les mémoires. De plus, comme vous le savez, je travaille également dans le domaine de l’édition pratique. Là, il est difficile de constituer des mémoires dans la mesure où il me faudrait aligner des livres similaires à la fois en anglais et en français ou en allemand et en français, une tâche fastidieuse est difficile à mettre en place. J’ai donc dû chercher des outils plus adaptés à mes besoins et c’est là que je me suis tourné vers Dragon Naturally Speaking. D’abord sceptique, j’ai dû rapidement reconnaître l’efficacité de sel de cet outil pour la traduction d’édition. En effet, je traduis des livres pratiques dont la structure varie peu d’une page à l’autre, comme dans un livre de cuisine. À chaque page, on trouve à peu près la même chose : la liste des ingrédients, le déroulement de la recette et éventuellement quelques astuces. Avec la dictée vocale, il me suffit d’énoncer les ingrédients les uns après les autres, de dicter le déroulement de la recette et de passer à la page suivante. En termes de productivité, je peux dire que Dragon Naturally Speaking m’a fait gagner un temps considérable, me permettant de traduire un plus grand nombre de pages en peu de temps. Il ne me reste alors plus qu’à éditer ces pages et à corriger les éventuelles erreurs. Tout cela pour dire que les outils qui permettent de développer la productivité ne sont pas forcément ceux auxquels on pense instinctivement. C’est donc à vous d’analyser le domaine dans lequel vous travaillez, le type des textes que vous traduisez, et de choisir l’option qui vous convient le mieux. N’oubliez pas que ce n’est pas le produit le plus cher qui est le plus efficace, on trouve également de très bons outils dans le domaine du logiciel libre.

3. Éviter les interruptions

Pour avoir été à la fois chef de projet en agence et traductrice indépendante, je sais à quel point il est difficile d’éviter les interruptions dans son travail. Quand on est traducteur indépendant, il faut à la fois se montrer disponible et réactif : impossible donc de lire toutes les demandes de devis à la fin de la journée de travail, chaque demande qui arrive dans votre boîte mail doit être traitée en peu de temps. Cependant, avez-vous vraiment besoin de travailler avec les fenêtres de chat de Skype, MSN ou toute autre forme de messagerie instantanée ? C’est à vous d’éliminer le maximum d’éléments perturbateurs et superflus. Vous pouvez par exemple créer des règles sur votre boîte mail pour ne recevoir que les messages de vos clients. Ainsi, vous ne serez pas dérangé par toutes les newsletters, les e-mails commerciaux et autres courriels inutiles que vous aurez bien le temps de lire une autre fois. Dans le livre « la semaine de 4 heures », de Tim Ferriss, l’auteur met en place un système d’auto-répondeur durant la journée : il y explique qu’il consulte ses e-mails à plusieurs reprises à des heures définies et qu’il répondra aux messages reçus lors de la prochaine consultation. L’idée me paraît bonne, même si elle me semble difficilement applicable dans nos métiers. Néanmoins, vous devez apprendre à connaître vos clients pour trouver le système qui vous convient le mieux. Cela en vaut la peine : en diminuant les interruptions tout au long de la journée, vous constaterez que votre niveau de stress va diminuer, que vous gagnerez en sérénité et en l’efficacité.

4. Prendre soin de son corps

Cela peut vous sembler étonnant, mais la véritable clé de la productivité et de l’efficacité réside ni dans la gestion du temps, ni dans les outils qu’on utilise. Ce qui compte avant tout, c’est vous, c’est votre corps et votre mental. N’oubliez pas une chose importante : quand on est sous pression, même si on a l’impression d’être détendu et de savoir gérer le stress, c’est notre corps qui subit en premier toutes nos tensions. Vous savez, ces douleurs dans le dos, dans la nuque, la mâchoire qui se crispe à la moindre contrariété… Toutes ces petites contraintes que l’on inflige quotidiennement à notre corps et qui font tellement partie de notre quotidien que nous n’y faisons presque plus attention. Pourtant, nous devrions y faire attention, car lorsque le corps ne peut plus faire face à ses tensions, travailler devient difficile et la productivité s’en ressent. Il est donc capital d’en prendre soin à tous les niveaux, que ce soit par une alimentation équilibrée, par un sommeil de qualité, en pratiquant la sieste et en faisant du sport. Imaginez-vous donc comme un sportif de haut niveau : si vous ne voulez pas fléchir entre deux compétitions, il faut maintenir l’entraînement et des habitudes saines. Et savez-vous ce qui distingue un bon sportif d’un champion ?

5. Prendre soin de son mental

Oui, si le champion dépasse les autres coureurs, c’est parce qu’il possède aussi l’état d’esprit pour le faire. Il est difficile d’être convaincant dans sa prospection ou d’être créatif dans ses traductions quand on a en tête des choses qui nous tracassent, des soucis financiers ou des petits problèmes du quotidien. Dans son livre « S’organiser pour réussir », David Allen conseille de prendre note de tout ce qui encombre notre esprit. Sur votre ordinateur ou dans un petit carnet, chaque jour, vidangez votre esprit de ce qui l’encombre : la liste des courses, des rendez-vous à prendre, un problème à résoudre… L’esprit humain a tendance à ressasser ce qu’il a à faire jusqu’à ce que la tâche soit accomplie. Si vous la couchez sur le papier, elle sort de votre esprit, mais vous ne l’oubliez pas. Vous pourrez simplement faire ce que vous avez à faire au moment opportun.

Une autre astuce consiste à identifier l’heure à laquelle vous êtes le plus productif (la « Golden Hour »). Exploitez cette heure pour accomplir trois tâches de votre liste : les rayer physiquement sur le papier vous apportera ce sentiment de productivité et d’efficacité et vous aidera à accomplir avec plus de sérénité les autres tâches de la journée. Il est important d’être actif et réactif et de prendre des mesures quand quelque chose vous perturbe. Vous n’aurez pas forcément d’influence sur tous les soucis qui encombrent votre tête, il faudra donc faire un choix : si vous pouvez faire quelque chose, agissez tout de suite. Si vous ne pouvez pas essayer d’oublier. Voici un exemple : si vous êtes inquiets à cause de problèmes graves, comme la faim dans le monde ou les catastrophes naturelles, ne gardez pas cela en vous. Cela ne servirait à rien, si ce n’est à vous troubler et à vous rendre inefficace. Dans ce contexte, à défaut de pouvoir résoudre la faim dans le monde à la force de vos bras, vous pouvez agir de la façon qui vous est la plus accessible, notamment en vous impliquant auprès de l'association humanitaire de votre choix, que ce soit en donnant de votre temps ou de votre argent.

En bref, c’est à vous de vidanger votre esprit, de rester actif et serein. Un esprit sain dans un corps sain, ce n’est pas qu’un proverbe, c’est une règle de vie !

Et vous, comment développez-vous votre productivité ?

Sur le même sujet, je vous invite à lire le billet de Michael sur le blog Esprit riche.

*Un bon point à celui ou celle qui me donne l’origine de cette citation!

… et pourquoi je continue d’en faire.

Au cours de ma longue et avisée expérience professionnelle, je me suis rodée à un exercice que tous les traducteurs indépendants connaissent bien, le test de traduction. De quoi s’agit-il ?

Prenons un traducteur indépendant qui souhaite développer sa clientèle et contacte pour cela différents prospects, dont des agences de traduction. L’agence lui demande – presque systématiquement- de prouver ses compétences en réalisant un test, c’est-à-dire en traduisant un ou plusieurs textes, qui permettront au chef de projet de se faire une opinion sur ce nouveau prestataire potentiel. Voilà pour la théorie. J’aimerais bien voir la tête de mon opticien ou du boulanger du quartier si je leur demandais un verre de lunettes gratuit ou un croissant offert en leur promettant de revenir si je suis satisfaite…

En pratique, je dois dire que je me suis vue proposer des tests assez différents, qui me font fort douter de cette coutume.

Les types de tests :

On m’a souvent proposé des tests de l’anglais et de l’allemand vers le français, mais parfois aussi à partir d’une seule langue, c’est assez variable. La longueur du texte aussi est variable : j’ai déjà passé un test de 50 mots (50 mots !) comme j’ai pu accepter d’en traduire 1 000 quand j’étais jeune et naïve. Généralement, quand je démarche une société, je lui envoie tout de suite mon offre de services et mentionne également dans l’e-mail mes spécialités pour qu’elle sache bien dans quels domaines je travaille. Souvent, l’entreprise prend en compte ces domaines pour me proposer un test qui soit dans mes cordes. En revanche, si elle me propose un texte de technique industrielle alors que je lui ai bien spécifié que je ne connais pas ce domaine, je passe mon tour : si elle ne respecte pas mes spécialités, respectera-t-elle mon travail ? Je ne suis pas une machine et je ne traduis pas tout et n’importe quoi.

Rémunéré ou pas :

Autant le dire tout de suite, j’apprécie nettement plus une entreprise qui rémunère les tests. Malheureusement, ce n’est pas très fréquent ! Est-ce pour autant qu’il faut refuser tout test non rémunéré ? En ce qui me concerne, j’ai choisi de juger au cas par cas : de quelle entreprise s’agit-il ? Est-elle connue ? Comment le chef de projet se comporte-t-il à mon égard ?

Plusieurs raisons peuvent amener une agence à ne pas rémunérer les tests. Ainsi, si elle est récente et que sa trésorerie est limitée, je peux comprendre qu’elle n’ait pas nécessairement le budget pour payer des traductions qu’elle ne vend pas. En revanche, si l’entreprise a pignon sur rue, se targue de pratiquer des tarifs bas et me demande un test gratuit tout en m’annonçant qu’elle ne pourra pas me payer plus de 0,05 € pour les projets suivants, je passe encore une fois mon tour. Ces tests ont pour objectif de filtrer les candidatures, car l’agence a été déçue de ses prestataires dans le passé et veut s’assurer une qualité constante. Cependant, elle pourrait aussi essayer de « filtrer par le haut », en augmentant ses tarifs clients et traducteurs, s’attirant ainsi les candidatures de traducteurs plus chers et plus experimentés. La qualité augmente, les clients sont contents, les traducteurs sont ravis, tout le monde y gagne !

Pour moi, l’attitude d’une agence vis-à-vis des tests et très révélateur de sa future attitude à mon égard, et j’ai une idée bien précise de la façon dont les choses doivent se passer.

Le problème du test :

Le problème principal du test, c’est qu’il s’agit d’une traduction faite à un instant t dans un contexte où le chef de projet et le traducteur ne se connaissent pas. De plus, les attentes ne sont pas les mêmes d’un chef de projet à l’autre : l’un appréciera que l’on prenne ses distances par rapport au texte, l’autre condamnera cette prise de liberté et vous refusera l’accès à sa base de données de traducteurs. Et encore, je ne parle pas de toutes les entreprises qui jugent comme une erreur des préférences stylistiques (bien que au lieu de malgré) et qui vous diront que la qualité de votre traduction ne correspond pas à leurs attentes…

La solution :

Et si on en parlait ? Je sais, c’est fou, et pour beaucoup de traducteurs, décrocher le téléphone pour discuter avec le chef de projet est difficile. Mais cela en vaut la peine ! En vous présentant, en expliquant votre méthode de travail, vous engagez le chef de projet à nouer une véritable relation professionnelle. D’ailleurs, c’est ce que j’explique à tous mes prospects et à tous mes clients : je recherche une collaboration, pas de bêtes traductions à faire. J’attends du chef de projet une validation de mon travail, des commentaires, pour que je sache ce que le client veut et le lui fournisse. Le chef de projet ne doit pas être seulement un « passeur d’e-mail » : sa valeur ajoutée, c’est de connaître ses clients et ses traducteurs et de faire efficacement le lien entre les deux (je le sais, j’ai été chef de projet !).

Ce billet est basé sur ma propre expérience et retranscrit ma vision des choses. Aujourd’hui, je prospecte différemment, préférant les clients qui partagent mon point de vue, et il y en a. Contrairement à ce que l’on pense, il est tout à fait possible d’établir une collaboration bien rémunérée, saine et basée sur le dialogue avec des agences ! Ce qui compte, c’est que vous sachiez ce que vous attendez et que vous le fassiez savoir à vos interlocuteurs. C’est grâce au dialogue que la collaboration prend forme et devient durable !

Et vous, quel est votre point de vue sur les tests de traduction?

Aujourd’hui, je vous propose de répondre à cette demande d’une collègue. Il s’agit là de questions que l’on pose très souvent, un billet de blog s’imposait!

[...] je te recontacte aujourd’hui pour avoir quelques « tuyaux » sur le domaine de l’édition, que tu connais bien, si je ne m’abuse…
J’ai l’intention de prospecter de ce côté là aussi car il semblerait qu’ily ait pas mal de travail.

J’ai comme tout un chacun trouvé une longue liste de maisons d’édition sur Internet, mais je t’avoue que je ne sais pas trop vers lesquelles me tourner en priorité : les grandes, les petites, les très connues, les moins connues ?

Bref, comment ai-je « trouvé » les éditeurs avec lesquels je travaille?

D’abord, je voudrais faire un petit état des lieux, notamment sur ma « connaissance » du domaine de l’édition: même si je travaille avec des éditeurs, je ne connais pas toutes les pratiques de ce secteur. Je n’ai jamais travaillé chez un éditeur, je n’ai pas fait d’études dans ce domaine… je suis une prestataire externe! Ce que je sais du fonctionnement d’une maison d’édition, des tarifs et de la relation traducteur/éditeur, je l’ai appris par la pratique, en me documentant sur le site de l’ATLF, sur le site de l’ASFORED, via des foras spécialisés et surtout en posant des questions aux éditeurs eux-mêmes.

En ce qui concerne la quantité de travail que l’on peut en obtenir, il m’est difficile d’en dire quoi que ce soit. Il ne faut pas oublier qu’il n’y a pas un secteur de l’édition, mais plusieurs! Ainsi, je travaille uniquement pour des éditeurs de livres pratiques et je n’ai jamais eu l’opportunité de traduire de la littérature ou des romans. D’ailleurs, ce sont des ouvrages tout à fait différents qui ne se traduisent pas de la même façon. Un livre pratique, quel qu’il soit, s’aborde comme un texte technique: il faut se familiariser avec le domaine, étudier la terminologie et bien sûr, avoir un style agréable. Je pense qu’un roman se traite tout à fait différemment, quelqu’un veut-il témoigner de son expérience?

Je remarque souvent qu’il y a une ambiguïté de la part des traducteurs techniques vis-à-vis de l’édition. En effet, ce sont souvent les premiers à dire que le secteur de l’édition paie mal, tout en souhaitant quand même traduire des livres. Eh oui, on sait que ça rapporte peu, mais bon, hein, c’est toujours l’occasion d’avoir son nom dans un livre Là encore, je pense que le tarif varie en fonction du style d’ouvrage et des éditeurs. N’hésitez pas à consulter les recommandations de l’ATLF pour en savoir plus. Ah, et une petite chose: inutile de rapporter le prix du feuillet au mot. Ce n’est pas le même travail, vous n’y passerez pas le même temps et à mon avis – qui n’engage que moi- cette comparaison n’a aucun sens. Pour ma part, ma situation me convient tout à fait. Je travaille pour des éditeurs avec lesquels j’ai de bonnes relations et pour des clients sympas, c’est très bien!

Vers quels éditeurs se tourner? Difficile à dire. Sur des salons comme le Salon du livre de Paris, il sera souvent plus facile de discuter avec de petites maisons d’édition, car les éditeurs sont souvent présents sur le salon (mais n’oubliez pas qu’ils sont aussi là pour se faire connaître!). Les grandes maisons sont moins faciles d’accès mais rien n’est impossible! Dans tous les cas, je pense qu’il est important de les contacter en fonction de leur catalogue: ce qui compte, c’est que vos services correspondent à la ligne éditoriale et que vous ayez envie de traduire les ouvrages qu’ils publient.

Nous en arrivons donc à la question: comment démarcher des éditeurs?

Pour ma part, j’ai rencontré les personnes avec lesquelles je travaille au hasard de rencontres, grâce à des tiers (non-traducteurs) ou encore en les contactant. Et dans ce dernier cas, je les ai contactées comme je le ferais avec une agence ou un client direct: en mettant en avant les qualités qui pourraient leur être utiles, en cherchant à comprendre leurs besoins et en établissant une relation basée sur l’échange et la confiance.

Voilà ma réponse et j’attends vos expériences dans les commentaires!

En février, l’équipe des Matinales m’a proposé de co-animer un Café des traducteurs sur le thème « Ma présence sur le Web » et je les en remercie ! C’est ainsi qu’avec Yann Crenne, webdesigner, nous avons réfléchi à ce qu’être présent sur le web signifiait pour les traducteurs et à leurs besoins dans ce domaine. Je vous propose donc de revenir sur ce thème à travers une série de questions

Être présent sur Internet, est-ce obligatoire ?

Bien sûr que non. Rien ne vous oblige à avoir un site Internet, un blog ou même un profil LinkedIn, de la même façon que rien ne vous oblige à prospecter ou à avoir des cartes de visite. Pourtant, quand on est traducteur, Internet fait déjà partie des outils de travail quotidien, que ce soit pour communiquer avec ses clients ou pour faire des recherches. Pourquoi ne pas l’utiliser aussi comme un outil de prospection ?

Justement, que dois-je attendre de mon site/blog ? Va-t-il m’apporter des clients ?

C’est ce que nous aimerions tous, mais concrètement, être contacté par des clients via son site reste un phénomène très ponctuel, pour ne pas dire rare. Cela s’explique notamment par le référencement, nous y reviendrons plus tard.

En réalité, il faut envisager sa présence sur le web non pas comme un outil de prospection passive (on met son site en ligne et on attend que les clients viennent), mais plutôt comme un moyen de compléter la prospection que l’on fait. Ainsi, si vous contactez de nouvelles personnes, notamment par e-mail, un lien vers votre site professionnel permettra à votre client d’en apprendre plus sur vous. C’est sur ce support que vous pourrez vous présenter de manière complète, parler de vos services, de votre méthode de travail et surtout de « personnifier » le prestataire : vous n’êtes plus qu’un nom en bas d’un e-mail, vous êtes maintenant une véritable personne qui s’exprime comme elle le souhaite et que le client peut apprendre à connaître. On peut dire que votre site est une sorte de carte de visite détaillée, une vitrine sur Internet !

Quel support choisir ? Blog ou site statique ?

Cela dépend de votre intention, de votre motivation et surtout de votre emploi du temps ! En fait, site et blog n’ont pas les mêmes besoins : pour un site professionnel, vous allez devoir réfléchir en amont au contenu du site, à la façon dont vous voulez agencer les informations et au design/style que vous voulez. Ensuite, il s’agit d’en discuter avec la personne qui va s’en occuper, mais une fois que le travail est fait, hormis quelques mises à jour ponctuelles, il y a peu de choses à faire. Pour le blog, il faut garder à l’esprit que c’est une démarche qui vous implique réellement : vous devrez penser au design et surtout à la ligne éditoriale, préparer quelques billets, travailler à la promotion de votre blog, créer des communautés… Bloguer demande énormément de temps (pour longtemps !) et de motivation. Il faut sans cesse trouver de nouvelles sources d’inspiration pour proposer aux lecteurs du contenu intéressant et original, créer et faire vivre la communauté autour du blog, bref, y consacrer du temps chaque jour. Mais quand vous recevez vos premiers commentaires positifs, souvent intéressants, et que vous voyez que ce que vous faites plait, c’est très motivant ! Personne n’est obligé de tenir un blog et si vous ne vous en sentez pas l’envie/la motivation, c’est très bien, vous trouverez un support en ligne qui vous convient. Si vous hésitez encore à tenir un blog, je vous conseille de commencer par écrire des billets. Ouvrez un document Word, écrivez les billets tels que vous aimeriez les publier et voyez si ça prend : avez-vous dit tout ce que vous aviez à dire ? Avez-vous envie d’écrire encore plus ? Cela vous aidera à vous décider.

Personnellement, je n’ai pas voulu choisir entre blog et site, j’ai pris les deux. Mon site professionnel est ma vitrine pour mes clients : ils peuvent apprendre à me connaître, découvrir mon offre de services et me contacter. J’ai choisi d’écrire un blog parce que j’avais envie de parler de mon travail de traductrice indépendante avec mes confrères traducteurs. Le public n’étant pas le même, j’ai opté pour des supports différents.

Si vous souhaitez adresser votre blog et votre site au même public (en écrivant des billets sur le métier de vos clients par exemple), le site dynamique est une bonne solution, car il associe la structure d’un site statique à une page de blog. Les clients potentiels peuvent à la fois lire vos billets et apprendre à vous connaître !

Qui doit écrire le contenu ?

Si c’est un blog, il me paraît évident que vous devez en être l’auteur. Pour un site statique, il peut arriver que l’on ne soit pas à l’aise avec l’idée de rédiger un texte vendeur et qui intéresse un client potentiel. Dans ce cas, vous pouvez tout à fait demander à votre webdesigner s’il peut le faire ou vous adresser à un concepteur-rédacteur (copywriter). Sinon, le mieux reste quand même de rédiger soi-même ses textes, éventuellement en s’inspirant des techniques de copywriting. Il me semble qu’en tant que professionnels que l’écriture, les traducteurs sont quand même les mieux placés pour se vendre, non ?

N’oubliez pas cependant que les textes rédigés sur Internet sont souvent lus en diagonale (le mouvement des yeux balaie le texte en formant un Z) et qu’on ne passe que quelques secondes sur une page : soyez donc concis et mettez en valeur les mots clés importants.

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Nous parlions de concision, je m’arrête donc là pour aujourd’hui. Cependant, comme le sujet est vaste et que j’ai encore plein de choses à vous raconter, d’autres billets suivront celui-ci. En attendant, à vous de jouer si vous avez des commentaires, et surtout des questions!

J’ai régulièrement l’occasion de parler avec des traducteurs qui envisagent de devenir indépendants et qui veulent en savoir plus sur cette profession. Voici donc une petite FAQ qui reprend les questions que l’on me pose le plus souvent

Pourquoi es-tu devenue indépendante?

Je dois avouer que je n’aime pas répondre à cette question, mais je comprends qu’on me la pose. Cependant, être indépendant est plus qu’un mode d’exercice, c’est, à mes yeux, un mode de vie. La décision de le devenir repose des raisons personnelles et régit la vie entière de celui qui la prend: on ne peut pas devenir indépendant sous prétexte que deux ou trois personnes dans votre entourage le sont. Pour moi, on devient indépendant parce qu’on se sent prêt à faire face aux responsabilités qui en résultent, parce qu’on est prêt à assurer toutes les tâches qui lui incombent et parce qu’on a réellement l’âme d’un entrepreneur. Devenir indépendant pour faire baisser les statistiques du chômage par exemple, ce n’est pas une bonne raison à mes yeux. Il faut le ressentir au fond de soi.

Ce n’est donc pas nécessaire que je m’étale ici sur mes raisons, je viens d’y répondre Etre indépendante s’est imposé à moi naturellement et j’adore mon métier!

Puis-je devenir traducteur littéraire avec un master de traduction technique?

Au risque de faire hurler mes confrères et mes anciens professeurs, je pense que oui. La traduction n’est pas une science exacte et un même texte traduit par dix personnes donnera dix traductions différentes. Ainsi, ce n’est pas parce qu’une promo est diplômée que tous ses membres feront la même chose, et tant mieux! C’est avant tout une question d’intérêt et de sensibilité: je suis plus à l’aise avec les textes rédactionnels, mais j’ai réussi à mettre à profit ma formation en traduisant des livres pratiques, qui allient l’aspect technique et rédactionnel. J’ai des amis qui ont choisi de faire de la traduction technique pure et dure (au sens de la technique industrielle, par exemple) et qui s’en portent très bien. N’oubliez pas que choisir un domaine de spécialisation ou de traduction doit avant tout correspondre à ce que vous avez envie de faire! Vous vous voyez traduire tous les jours des textes qui ne vous intéressent pas et/ou qui vous ennuient? Je crois que si on choisit d’être indépendant, c’est aussi pour avoir la liberté de sélectionner ce qu’on traduit, non?

Dans tous les cas, ne vous enfermez pas dans l’intitulé d’un diplôme. Ce n’est qu’un nom et si vous êtes prêt à vous en donner les moyens, vous pouvez faire ce que vous voulez.

Je dois choisir quel statut? Autoentrepreneur, portage, entreprise individuelle?

Ah, le statut. C’est une question qui revient souvent et là, j’avoue que je suis surprise. Pourquoi se soucier du statut en premier, alors qu’à mes yeux, la vraie question est surtout de savoir comment vendre ses prestations et trouver des clients? Enfin bon, c’est une question légitime qui mérite une réponse simple: réfléchissez bien! Autant il est facile de créer son entreprise, autant changer de statut peut parfois être une galère sans nom (lenteur des administrations, changement pas/mal pris en compte, toussa…) Je vous conseille de bien vous documenter, de comparer les statuts et de choisir celui qui vous convient le mieux. Il n’y a pas de bon statut, tout dépend de ce que vous voulez faire. A titre personnel, je déconseille quand même l’autoentreprise, parce que le CA est limité à 32600€ et que nous savons tous que vous allez gagner bien plus que ça!

Attention aussi aux statuts faussement pratiques (ceux où il y a peu de papiers à faire): ils sont avantageux au début, mais cela ne dure qu’un temps.

/Mode coup de gueule ON/

Amis autoentrepreneurs, je vais le dire une bonne fois pour toute: autoentrepreneur, ce n’est pas un métier! A chaque fois que je vois quelqu’un se présenter comme autoentrepreneur, j’ai les poils des bras qui se hérissent. Votre métier, c’est traducteur, consultant, peintre, ce que vous voulez. Votre statut, c’est autoentrepreneur. Est-ce que les SARL se présentent en disant « Bonjour, je m’appelle M. Untel, je suis SARL? » Non, parce qu’ils arrivent à faire la différence entre une profession et un statut. Et on évite de le mettre sur son CV/site Web/offre de services, le monde entier n’a pas besoin de le savoir.

/Mode coup de gueule OFF/

Je dois prendre une licence Trados ou pas?

Surtout pas! D’abord, commencez par vous poser une question simple: est-ce que j’ai, là, tout de suite, maintenant, le budget (conséquent) pour une licence Trados? Peut-être sur vos deniers personnels, certainement dans votre budget d’entreprise qui n’existe pas vu que vous n’avez encore rien traduit. J’admire l’efficacité marketing de SDL, qui a réussi à faire croire aux traducteurs que leur logiciel était indispensable. Pour ma part, j’exerce depuis 3 ans et je n’ai pas de licence Trados, SDLx, Studio 2009 ou whatever. En revanche, j’ai acheté une licence Wordfast (qui coûte le tiers du prix) dont je suis enchantée. Je sais que certaines agences réclament à corps et à cri une licence Trados. Ben tant pis, je chercherai d’autres clients. Ce n’est pas un caprice de star mais plutôt une démarche qui me semble logique: je ne vais pas dépenser une fortune dans un logiciel sans être certaine d’avoir assez de mots à traduire pour le rentabiliser. Et tant qu’on parle de logique, il me semble qu’il vaut mieux d’abord trouver des clients et des projets à traduire sans logiciel de TAO et gagner de quoi s’en payer un quand on sent que la mayonnaise commence à prendre.

Cela dit, si Trados vous aide à vous sentir entrepreneur et vous donne confiance en vous, pourquoi pas?

Comment tu as trouvé tes clients?

La bonne question. Que j’aurais aimé la poser à un confrère plus expérimenté qui m’aurait tendu un calepin en me disant « tiens, voilà tous mes contacts, ils te donneront du travail »! Malheureusement ça ne passe pas comme ça chez Mc Donalds et j’ai dû partir toute seule à la conquête de l’Ouest d’une clientèle. Pour cette question, je vais être sympa et arrêter de râler (ceux qui me connaissent savent que je fait preuve d’une grande abnégation).

Pour trouver des clients, je vous conseille de suivre la méthode suivante:

1. Chercher ses domaines de spécialité

2. Chercher à l’intérieur de ces domaines les types de clients potentiellement intéressés

3. Chercher les entreprises du point 2.

4. Proposer ses services

Pourquoi cette méthode? Parce qu’en postulant chez tout le monde et n’importe qui, vous allez perdre du temps et vous n’aurez pas le résultat escompté. Une prospection efficace est une prospection ciblée dans laquelle vous proposez à des entreprises sur lesquelles vous vous êtes renseigné des services dont ils ont besoin. Et n’oubliez pas qu’il ne faut jamais arrêter de prospecter. Ce n’est pas parce que vous avez du travail aujourd’hui que vous en aurez demain, il faut donc saisir chaque opportunité

Faut-il/de combien d’économies a-t-on besoin avant de se lancer? (Merci Sabine)

Pour répondre à cette question, j’ai fait appel à un spécialiste, Esprit riche, merci à toi. Dans l’idéal, il faut avoir une épargne de précaution (qui représente un an de nos dépenses mensuelles) mais attention: ce n’est pas de l’argent pour se lancer, c’est de l’épargne en cas de besoin. Pour vous lancer, vous avez besoin de clients, l’épargne est un coussin de sécurité pour les mois les plus difficiles. Cela dit, rien ne vous empêche de vous lancer si vous possédez moins d’épargne mais que vous êtes sûr de gagner de l’argent tout de suite (si vous avez déjà un client, par exemple). Ce qui compte, c’est de garder à l’esprit que vous pouvez avoir des périodes de creux et qu’il vous faudra de quoi y faire face.

Etre indépendant est formidable quand cela résulte d’un choix mûrement réfléchi. L’important, c’est de le vouloir!

D’autres questions? Des commentaires? Vous avez la parole!

Quand j’ai passé mon premier vrai entretien d’embauche, j’ai suivi un bon conseil qu’on m’avait donné: écrire dans mon carnet un barème avec une échelle de salaires bruts et leurs équivalents nets et mensuels. Ainsi, pas de risque de me tromper, j’étais sûre d’accepter un montant qui corresponde à mes attentes. C’est une technique que j’ai gardée quand je suis devenue indépendante et que j’ai appliquée pour mes premiers contrats: je voulais être sûre que cela en vaille la peine!

C’est un calcul hypothétique dont le but est d’établir des valeurs de référence pour une personne qui traduirait 2500 mots par jour (nombre de mots qu’un professionnel devrait théoriquement traduire quotidiennement) pendant 20 jours par mois (nombre de jours ouvrés) puis sur un an (sans congés). J’ai compté 50% de taxes, impôts et prélèvements divers. Enfin, sachez que le SMIC mensuel est actuellement de 1 343,77 € bruts soit 16 125,24 € bruts annuels.

Ainsi, une personne qui facture 0,01€/mot réalise un CA de 500€/mois, ce qui lui fait donc 3000€ par an. J’espère qu’elle a un travail à côté ou un conjoint fortuné… Bon, trêve de blague, ce tableau nous montre surtout une chose important: si on veut gagner plus que le SMIC mensuel, il faut facturer au minimum 0,06€. Si on veut gagner un revenu annuel supérieur à 30 k€, soit le revenu minimum d’un cadre bac+5 (du moins à Paris), il faut facturer à ses clients un minimum de 0,10€. Ca vous parait fou ou exorbitant? A titre indicatif, l’enquête 2009 de la SFT montre que le prix au mot moyen HT en Ile-de-France est de 0,15€ pour les combinaisons allemand-français et anglais-français.

C’est un tableau qui a des limites évidentes, je le sais. Il ne tient pas compte des congés, des jours de maladie ou des baisses d’activité et il présuppose que l’on facture la même somme à tous ses clients, ce qui est rare. Son but n’est pas d’établir une comparaison avec un salarié mais de servir de référent: dans le meilleur des cas, dans une situation idéale, si je facture tant, je gagnerai tant. Nous savons tous que nous prenons des congés, que nous ne travaillons pas forcément tous les jours… et que nos revenus se situeront donc en-dessous de seuil maximum. Cela permet aussi de prendre conscience de certaines réalités tarifaires: oui, en abaissant vos prix, vous aurez plus de clients, mais vous n’aurez pas forcément plus de revenus!

Et vous, comment vous positionnez-vous en termes de tarifs?

A lire également:

Dix signes qui montrent que vous facturez trop peu

Des clients à tous prix

Cas concret: le monde de la traduction

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Je connaissais depuis longtemps la version EN-DE de Linguee, une sorte de concordancier très utile quand on traduit. J’ai été récemment été contactée par Linguee, qui m’a annoncé que de nouvelles combinaisons de langues sont en ligne. Une fois n’est pas coutume, je vous laisse lire le communiqué de presse. Qui utilise Linguee? Qu’en dites-vous? A vous d’en parler dans les commentaires!

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Cologne, Allemagne, le 12 août 2010 – Actuellement, qui souhaite traduire un mot dans une langue étrangère, utilise très fréquemment un dictionnaire en ligne. Mais comment trouver une traduction adéquate lorsqu’il s’agit d’exprimer en anglais des combinaisons de mots telles que « de forts soupçons », « une voix forte », « une forte emprise », ou encore « un accent fort prononcé » ? De telles expressions apparaissent dans presque tous les types de textes, et l’on est vite dépassé si l’on utilise un dictionnaire traditionnel.

Pour remédier à ce genre de difficultés, il existe aujourd’hui le nouveau service en ligne gratuit Linguee.fr. Linguee offre la possibilité unique de rechercher du vocabulaire – des mots ou combinaisons de mots – en français et en anglais parmi cinquante millions de phrases traduites. Linguee.fr contient – selon les données de l’entreprise – environ mille fois plus de données traduites que les dictionnaires en ligne existants. Ainsi, l’on peut y trouver non seulement un très grand nombre d’expressions communément utilisées mais également la traduction de termes rares.

« Linguee se révèle une aide précieuse lorsque, dans un cadre professionnel, l’on doit formuler des textes en anglais et que l’on cherche à traduire des mots ou des tournures propres à un domaine », explique Gereon Frahling, gérant et fondateur de Linguee. « Cela tient au fait que la base de données de Linguee se compose avant tout de présentations d’entreprises, de textes juridiques et politiques ainsi que de descriptions techniques – c’est-à-dire le genre de contenus devant souvent être formulés en anglais. »

Nouveau : trouver des expressions dans leur contexte

La nouveauté de Linguee, c’est qu’il permet de rechercher du vocabulaire parmi des textes provenant d’Internet et déjà traduits par d’autres personnes. Il est ainsi possible pour l’utilisateur de savoir comment utiliser correctement un terme ou une expression dans sa forme la plus courante mais également dans différents contextes. Gereon Frahling et Leonard Fink, les fondateurs de Linguee, ont développé une technique unique au monde pour assurer une recherche et un affichage des résultats particulièrement rapides. Un « webcrawler » explore en permanence le réseau Internet à la recherche de sites multilingues. Il en extrait non seulement des présentations d’entreprises mais aussi des textes bilingues issus de contenus spécialisés tels que des textes de brevets, des documents gouvernementaux ou encore des publications scientifiques. Linguee permet donc de traduire sans difficultés des termes spécialisés et rares ; les ingénieurs se réjouiront par exemple de trouver la traduction de « limiteur de courant d’appel », qu’ils avaient cherchée en vain dans d’autres dictionnaires en ligne.

Clair et concis : une classification judicieuse et des compléments d’information intelligents

Un diagramme circulaire accompagnant chaque traduction indique à l’utilisateur à quelle fréquence celle-ci est utilisée. Des exemples de phrases contenant le mot recherché montrent dans quels contextes telle ou telle traduction est utilisée. L’utilisateur peut accéder en un simple clic aux sources de ces phrases – en anglais et en français – et se faire ainsi une idée du contexte plus général dans lequel est employé le mot ou l’expression qu’il recherche.

Fiable : chaque résultat affiché soumis à un contrôle de qualité

Les très nombreuses données textuelles disponibles sur Linguee sont soumises à un contrôle de qualité bien particulier. C’est un algorithme dit « d’apprentissage automatique » qui juge de la qualité des textes traduits et les trie alors selon ce critère afin de pouvoir les réutiliser. Ce système est entraîné perpétuellement : dès qu’un utilisateur évalue une traduction en cliquant sur les icônes « pouce vers le haut » ou « pouce vers le bas », le système apprend à distinguer toujours mieux une bonne d’une mauvaise traduction. Un triangle d’alerte jaune met l’utilisateur en garde contre une traduction sans doute inexacte cependant qu’un signe vert indique que la traduction a été vérifiée et qu’elle est correcte.

Éprouvé : 500 000 requêtes journalières sur Linguee.de, le service allemand-anglais

Les services pour le français, l’espagnol et le portugais n’en sont encore qu’à leurs débuts cependant que Linguee.de, le service allemand-anglais, est en ligne depuis plus d’un an déjà. Ce concept novateur a rapidement connu un vif succès : le siteLinguee.de enregistre chaque jour plus d’un demi-million de requêtes. « Nous recevons de nombreuses critiques positives, notamment de la part d’experts en langues, et nous grandissons plus vite que la concurrence, uniquement grâce aux recommandations personnelles des utilisateurs », se réjouit Leonard Fink, co-fondateur.

« Dans le secteur professionnel de la traduction en Allemagne, Linguee est déjà une référence. En complétant notre offre par des services dans d’autres langues, nous répondons à une demande réelle de nos utilisateurs. » Sachant qu’il n’existe dans l’espace francophone encore aucun autre service du même type, les fondateurs de Linguee prévoient un lancement réussi. Linguee.frdevrait rapidement devenir un outil particulièrement intéressant, notamment pour le marché canadien francophone.

À propos de Linguee

Linguee est un dictionnaire en ligne qui fournit une assistance très complète pour la traduction et la rédaction de textes en anglais. Ce service est proposé pour les combinaisons de langues anglais-français (linguee.fr), anglais-allemand (linguee.de), anglais-espagnol (linguee.es) et anglais-portugais (linguee.pt). Basé sur une technologie nouvelle, Linguee enrichit le fonctionnement basique des dictionnaires en ligne conventionnels grâce une fonction de recherche parmi plusieurs millions de phrases traduites par d’autres personnes, et réunies grâce à l’indexation de contenus Internet multilingues. Linguee contient environ mille fois plus de données bilingues que les dictionnaires en ligne existants. Chaque terme recherché y est présenté dans un contexte précis et complet. C’est la raison pour laquelle l’on y trouve bien plus aisément qu’ailleurs la traduction adéquate d’expressions spécifiques ou de mots rares dans leurs contextes.

Linguee a été développé en Allemagne par Gereon Frahling, ancien post-doctorant chez Google, et Leonard Fink. Pour de plus amples informations au sujet de Linguee, consultez www.linguee.fr.

Récemment, j’ai eu l’occasion d’assister à deux évenements très intéressants: la présentation Zen and the art of pitch et un café des traducteurs sur le thème de l’elevator pitch. Avec deux conférences sur le thème de la présentation la même semaine, je peux bien dire que maintenant, je suis prête à me présenter à n’importe qui! Présenter, se présenter, tout un art dont voici les grandes lignes.

Zen and the art pitch

L’évenement a été organisé par Ideas on stage (fondée par Pierre Morsa et Phil Waknell) et avait pour invité principal Garr Reynolds. Ce dernier est l’auteur de plusieurs livres sur l’art de réaliser des présentations: Présentation zen et Présentation Zen Design. Vous croyez tout savoir sur les Powerpoint parce que vous en faites régulièrement? Oui, vous savez peut-être comment créer une présentation, mais savez-vous comment créer une présentation efficace?

Je passe volontairement sur les présentations des autres intervenants très riches et intéressantes. Les blogueurs étaient nombreux et je ne doute pas que vous en apprendrez plus en lisant leurs billets. Ce qui nous intéresse ici, c’est la façon dont nous, indépendants, pouvons utiliser les conseils de Garr Reynolds pour améliorer notre façon de faire des présentations. Je dirai même que finalement, ses conseils peuvent dépasser le simple cadre de la présentation pour s’appliquer à la façon dont vous réseautez, dont vous prospectez et dont vous menez votre activité.

1. Restraint, simplicity, naturalness

Voici les trois qualités auxquelles doivent aspirer vos présentations: de la sobriété, de la simplicité et du naturel. Avant de vous lancer dans une présentation ou un projet, n’oubliez pas ces trois points car finalement, ce sont les garants de votre succès. On ne gagne rien à faire des choses compliquées ou qui ne nous ressemble pas.

- Sobriété:

Dans une présentation, cela veut dire peu de couleurs, peu de polices différentes, des schémas simples et des diapositives pas trop remplies. Ce qui compte, c’est de faire passer votre message, pas de combler le moindre espace vide de votre diapositive. Dans votre vie professionnelle, hum… je vous laisse libre de l’interprétation. Pour moi, cela passe par une sobriété de la tenue et du discours (éviter la multitude de vêtements de marques qui font passer pour un panneau publicitaire, pas de discours « moi je, moi je… » pour mettre en valeur ses réalisations, il y a d’autres façons de le dire).

- Simplicité:

Pensez à votre interlocuteur ou à ceux qui vous écoutent: ces tableaux très compliqués que vous insérez dans vos présentations ont-ils du sens pour eux? Peuvent-ils seulement les lire? De la même façon, quand vous présentez vos services, êtes-vous sûr que tout le monde comprend ce qui se cache derrière la description longue et jargonneuse de votre activité?

- Naturel:

Si vous êtes géné, si vous parlez d’une voix empruntée, si vous avez l’air coincé, guindé, cela se verra. Et puis combien de temps arriverez-vous à tenir de cette façon? Quand vous vendez vos services, vous vendez aussi votre façon de voir les choses et votre personnalité, donc soyez vous-même! Comme le dit Garr Reynolds, la présentation, ce n’est pas vos diapositives, c’est vous! Je dois bien qu’il a raison, car finalement j’étais tellement occupée à écouter son discours et transportée par l’énergie qu’il dégage que j’ai accordé beaucoup moins d’attention à ses slides

2. Réfléchissez sur papier

Trop souvent, quand on doit réfléchir à un sujet, on s’installe derrière son clavier. C’est une erreur! Quand vous devez réfléchir, asseyez-vous à une table avec une feuille et un crayon, voire mieux, une ardoise ou un tableau effaçable. Pour ma part, quand je dois trouver une idée ou organiser des notions, il m’est arrivé d’écrire les mots sur des papiers et les déplacer sur une table. Changez de pièce, voire même de lieu et réfléchissez au calme et sans ordinateur: c’est la meilleure façon de voir les choses différemment et de les présenter d’une autre manière.

J’ai beaucoup appris pendant cet après-midi et j’ai eu le plaisir de retrouver et de rencontrer beaucoup de gens sympathiques. Ce que je retiendrai surtout, c’est l’énergie et la motivation des intervenants!

Café des traducteurs de la SFT -  la présentation flash

Quelques jours plus tard, j’ai assisté à un Café des traducteurs dont l’intervenante est une traductrice/blogueuse que j’avais envie de rencontrer depuis longtemps: Sara Freitas-Maltaverne. je ne connais son blog que depuis quelques mois mais j’apprécie sa façon de voir les choses. C’est avec un état d’esprit comme le sien qu’on progresse

Sara était donc là pour nous parler des présentations flash, elevator pitch en anglais. Trop souvent, on a tendance à présenter son métier comme on le voit, sans penser que cela représente, pour notre interlocuteur, au mieux une série de clichés (le traducteur qui travaille à la bougie sur du parchemin) au pire rien du tout (« je suis consultant en ingéniérie de la conception de la pensée métaphysico-technologique…). Comment se présenter de manière claire mais surtout de manière à ce que notre interlocuteur perçoive un intérêt à poursuivre notre conversation, voire même à travailler avec nous?

Je ne vais pas reprendre la présentation de Sara mais voici ce que j’en ai retenu.

1. Variez votre discours

Vous ne vous présenterez pas de la même façon à un prospect potentiel qu’à un collègue ou à un autre entrepreneur. Adaptez donc vos propos selon l’orientation que vous voulez donner à la conversation et vos objectifs.

2. Mettez en avant ce que vous allez apporter à votre client

Un prospect ne verra pas forcément l’intérêt de travailler avec un traducteur. Il pense certainement que vous n’avez pas les compétences techniques, que vous ne traduisez que de la littérature ou mieux, que vous bossez en cabine à l’ONU. Normal quoi, comme tous les traducteurs (si on en croit les clichés qui courent, l’ONU n’est qu’un vaste champ de cabines). Il va donc falloir, en quelques phrases, anticiper leurs questions: dites ce que vous faites, quels sont vos domaines de spécialité et vos compétences.

3. N’essayez pas de tout dire

Oui, vous brûlez d’envie de montrer à quel point vous êtes polyvalent. Êtes-vous sûr que votre interlocuteur ne risque pas de mal l’interpréter? Êtes-vous sûr que c’est bien pertinent?

Pour en savoir plus, je vous recommande la lecture de ce billet

N’oubliez pas que la façon dont vous vous présentez est déterminante dans la poursuite de votre relation commerciale! Comme le dit Sara, on n’a qu’une seule chance de faire une bonne première impression!

Et vous, comment vous présentez-vous?

Aujourd’hui, je voudrais vous poser une question importante : combien de temps perdez-vous à la recherche d’informations ?

Je ne vous parle pas là du temps que l’on passe à se renseigner sur un domaine ou à des recherches terminologiques, mais du temps que vous passez à re-chercher des informations que vous avez déjà lues ou utilisées.

Je pense que cela vous arrive autant qu’à moi, quand vous surfez sur Internet ou lisez votre timeline Twitter : un site vous paraît sympa, un document vous semble intéressant et vous le marquez dans vos favoris. C’est déjà bien, en tout cas c’est toujours mieux que de le laisser filer en se disant qu’on retombera bien dessus un jour !

Ensuite, vous sauvegardez les PDF sur votre ordinateur, au pire sur le bureau, au mieux dans un dossier fourre-tout. Et après ? Après on ne se rappelle pas nécessairement de tout ce que l’on a accumulé, il faut ouvrir les documents (car leur nom d’origine n’est pas toujours assez précis) et les parcourir jusqu’à ce qu’on tombe sur le bon. Et si on gagnait du temps ?

Vue d’ensemble

(Je ne sais pas si on peut avoir des favoris sur Facebook, je ne l’utilise pas.) Attention à l’excédent de favoris ! Je suis la première à le faire, et je ne suis pas la seule, quand je cherche un terme pour une traduction, je vais de lien en lien et je finis par tout trouver intéressant…

Si vous utilisez un client Twitter (Hootsuite, TweetDeck…), vous pouvez avoir accès à une colonne « favoris ». Ainsi, dès qu’un tweet vous plait et que vous voulez le sauvegarder, vous pouvez le faire facilement. Attention cependant à ne pas accumuler les favoris en double: si c’est le lien contenu dans un tweet qui vous intéresse, sauvegardez le lien, pas le tweet (sauf si vous avez besoin de vous souvenir de sa source). Si vous savez comment classer les tweets favoris dans Twitter, n’hésitez pas à en parler dans les commentaires !

En revanche, il est tout à fait possible d’organiser les favoris dans votre navigateur. Voici comment je gère ma documentation avec Google Chrome et dans un répertoire de mon ordinateur :

Vue en détail

Ca a l’air compliqué de prime abord, mais un système de classement de ce type, s’il est certes long à mettre en place, peut vous faire gagner énormément de temps.

Avant de vous décrire plus en détail la marche à suivre, je vais vous expliquer comment procéder. Vous surfez sur Internet et vous tombez sur un lien ou un document intéressant. S’il s’agit d’un lien ouvrant un document PDF, privilégiez toujours la sauvegarde du PDF. Les URL se font et se défont et vous n’êtes jamais sûr de retrouver ce qui vous intéressait dans quelques mois ou dans quelques années, donc autant récupérer le maximum de chose dans des formats plus « stables ». Dans un prochain billet, je vous parlerai d’un outil bien pratique pour sauvegarder les textes trouvés sur Internet.

La règle n°1 est donc, dans la mesure du possible, de sauvegarder les documents dans un format durable.

La seconde règle essentielle est de décider tout de suite, même si vous êtes en plein boulot, car ces quelques minutes que vous allez perdre tout de suite vous feront gagner beaucoup de temps plus tard !

Vous avez votre PDF, vous ne l’avez pas encore lu mais il semble répondre à ce que vous cherchiez, ou au moins vous semble-t-il intéressant pour plus tard. S’il est court, lisez-le en entier, même si ce n’est qu’en diagonale. Ce qui compte, c’est d’avoir une idée globale de ce dont le document parle et de pouvoir lui associer quelques mots clés. Si le document est vraiment très long, essayez au moins d’en lire l’introduction et la conclusion pour, encore une fois, en avoir une idée générale et quelques mots clés.

Mettre en place le système :

Voyons maintenant se qui se classe à l’intérieur de chaque rubrique :

-          A lire :

Dans cette rubrique, vous mettez les documents que vous n’avez pas le temps de lire parce qu’ils sont trop longs, trop compliqués ou encore parce que leurs structure ne vous permet pas de les lire vite (l’introduction et la conclusion ne sont pas facilement repérables). Ce sont des documents que vous traiterez plus tard. Attention toutefois à ne pas faire de cette catégorie un fourre-tout où les documents s’amoncellent ! Essayez de faire un petit nettoyage tous les mois pour ne pas être débordé d’information ! Vous pouvez par exemple vider régulièrement le dossier en créant un soius-dossier « Archive » pour ce que vous n’arrivez ni à lire, ni à classer, mais si vous vous occupez de vos documents au fur et à mesure, vous n’en aurez pas besoin.

-          Dictionnaires :

Ici je classe les dictionnaires unilingues et thématiques (synonymes, acronymes, unilingues allemands et anglais…)

-          Lexiques spécialisés :

Dans cette catégorie, les lexiques unilingues sont classés par thème, puis par langue afin de les retrouver facilement.

-          Glossaires :

Là encore, classez vos documents par thème puis par langue pour faciliter vos recherches.

-          Documents de projets :

Je ne sais pas trop quel nom donner à cette rubrique. En fait, elle contient tous les documents que vous avez utilisé ou du moins souhaité conserver et qui concernent des thèmes sur lesquels vous avez déjà travaillé. Ainsi, vous vous construisez lentement mais sûrement une bibliothèque de document qui vous aidera à définir vos domaines de spécialité.

-          Documents hors projet :

Ce sont des documents qui n’appartiennent pas à vos domaines de travail mais qui concernent des sujets qui vous intéressent, sur lesquels vous souhaitez vous documents et dont vous pourriez avoir besoin un jour, notamment si vous souhaitez proposer de nouvelles spécialités.

-          Perso :

Là, c’est à vous de voir ce que vous voulez en faire

J’hésite à vous proposer une catégorie média. En effet, il existe des sources d’information passionnantes, comme le site Ted ou l’université de les savoirs, qui regorgent de contenu très intéressant mais multi-thème. Une catégorie « média » me semble appropriée, mais si vous avez une meilleure idée, dites-le dans les commentaires !

Alimenter le système

Si vous avez eu la patience de lire ce billet jusqu’ici, vous vous demandez peut-être comment vous allez vous y retrouver parmi tous ces documents accumulés sur votre disque dur. J’y ai réfléchi (j’suis sympa quand même) et voici ce que je vous propose :

1. Renommez !

Qu’il s’agisse de liens dans vos favoris ou de documents sur votre disque dur, renommez tout ! A vous de trouver la méthode la plus confortable. Certains ont besoin du nom de l’auteur, d’autres du titre ou encore de mots-clés. Dans tous les cas, je vous conseille d’insérer des mots clés dans les noms de documents. Renommer les documents est indispensable, particulièrement pour ceux que vous allez sauvegarder sur votre ordinateur, car les PDF ont parfois des noms très exotiques J Qui a envie de passer du temps à ouvrir une succession de documents pour trouver ce qu’il cherche ?

1. Indexez !

Du coup j’en profite pour répondre toute seule à la question précédente. Bon, si vous en êtes à ce niveau du billet, c’est que ça vous intéresse toujours. Attention, c’est là que les choses deviennent amusantes (pour moi, et que vous allez me considérer comme une maniaque).

Sur votre disque dur, à la racine des fichiers « documents de projets/hors projet », créez un document Excel qui sera l’index du contenu des fichiers. A chaque fois que vous classerez un document, vous allez remplir votre tableau de la façon suivante :

Choisissez vos mots-clés avec soin : s’il y en a trop, ou toujours les mêmes, cela vous donnera à peu près le même résultat que si vous ne faisiez rien du tout. S’il n’y en a pas assez, vous risquez de passer à côté de contenu intéressant. Le mieux est d’utiliser des termes spécifiques du document, ceux qui les distinguent des autres éléments du fichier.

Petite astuce : pour que vos fichiers soient accessibles de tous vos ordinateurs, pensez à des outils de sauvegarde en ligne, comme Dropbox.

Enfin, on trouve parmi les plugins de Firefox (et certainement des autres navigateurs) des outils très intéressants qui permettent, par exemple, de surligner la zone d’une page qui vous semble utile. Si vous utilisez ce genre de chose, venez en parler dans les commentaires !

Pour conclure, j’ajouterai que ce n’est pas parce que vous avez un beau système de classement qu’il faut en abuser : n’archivez pas de manière systématique tout ce que vous trouvez sous prétexte que ça peut servir ! Prenez toujours le temps de lire un peu les documents et de juger de leur pertinence

Et vous, avez-vous des difficultés à gérer vos documents ?